Mit WelYou die Event Journey optimieren

Einblicke in unser Guestmanagement-Tool

Stellt euch vor ihr seid Elif, eine begeisterte Netzwerkerin und regelmäßige Besucherin von Business-Events. Eines Tages öffnet sie ihr E-Mail-Postfach und stößt auf etwas, das sofort ihre Aufmerksamkeit erregt: Ein Save-the-Date für eine bedeutende Business-Konferenz. Der Betreff der E-Mail weckt ihr Interesse und die darin enthaltenen Informationen – Ort, Inhalt, Zeitpunkt, inklusive einer praktischen i-Calendar-Datei – machen es ihr leicht, dieses Event in ihrem Outlook-Kalender zu speichern. Dies ist der Beginn einer reibungslosen und faszinierenden Event-Reise, ermöglicht durch unser innovatives Gästemanagement-Tool WelYou.

Monate vergehen und Elif erhält nun die offizielle Einladung mit einem Link zur Event-Webseite, wo sie sich mühelos registrieren und anmelden kann. Nach ihrer erfolgreichen Anmeldung erhält Elif einen Hinweis zu einer Event App der Veranstaltung. Durch eine effiziente Schnittstelle zu Welyou, kann Elif sich mit einem Klick anmelden und muss keine weitere Registrierung ausfüllen.

Als die Konferenz näher rückt erhält sie eine Pack-Your-Bag E-Mail mit Packliste und nützlichen Anreiseinfos. Voll ausgerüstet und bestens vorbereitet trifft sie an der Veranstaltungslocation ein. Dank WelYou findet sie sich in einer Location wieder, in der langwieriges Anstehen und Wartezeiten ein Relikt der Vergangenheit sind. Binnen Sekunden hält Elif ihr Namensschild in der Hand, das durch einen aufgedruckten QR-Code gleichzeitig ihre digitale Visitenkarte darstellt.

Elif besucht nun eine Session nach der anderen und macht von einem besonderen Angebot Gebrauch: WelYou ermöglicht es ihr, ihr Interesse an Follow-Up-Material durch einfaches Scannen ihres RFID-Bandes am Ausgang einer Session zu bekunden. Die gewünschten Informationen landen direkt in ihrem E-Mail Postfach.

Elifs Erfahrungen sind nur ein Ausschnitt dessen, was WelYou zu bieten hat: Mit WelYou wird jede Phase der Veranstaltung und der Event Journey zu einem nahtlosen und bereichernden Erlebnis – von der ersten Ankündigung bis zum abschließenden Feedback.

Und wie sieht es aus der Sicht der Veranstaltenden aus?

Ebenso unkompliziert! Teilnehmerlisten lassen sich mühelos organisieren - unübersichtliche Excel-Listen sind Vergangenheit. Zusagen und Absagen werden übersichtlich auf einem Dashboard dargestellt, personalisierte und automatische Mailings sind möglich. Vor Ort können RFID-Lösungen einen Einblick geben, welcher Gast welche Sessions besucht hat und so wertvolle Informationen über die eigene Zielgruppe generieren. Eine individuelle Nachkommunikation, basierend auf spezifischen Interessen, ist realisierbar.

Alle Beteiligten profitieren von der erleichterten Organisation und Kommunikation, sodass sich alle auf das Wesentliche konzentrieren können. Gäste werden ab Beginn ihrer Event Journey optimal betreut, während Veranstalter stets den Überblick behalten.

Ihr habt bis hierhin gelesen und denkt, wow, das klingt nach einem fantastischen Tool? Erzählt mir mehr? Sehr gerne!

Viele Funktionen in einem Tool

Ob für Schulungen, Mitarbeiter-Events oder Business-Konferenzen, egal ob klein oder groß – WelYou ist flexibel einsetzbar!

Mit Live-Dashboards erhalten Veranstalter detaillierte Informationen über Anmeldezahlen und Zahlungseingänge in Echtzeit. Dies erleichtert die Überwachung und gegebenenfalls Anpassung der Eventkommunikation und -ausrichtung. Zudem unterstützt die Plattform zielgerichtete, mehrsprachige Kommunikation und bietet Tools für Registrierung, Hotelbuchungen und Programmplanung sowie eine digitale Eventlocation. Die Integration von Technologien wie RFID und digitalen Visitenkarten fördert zudem das Networking vor Ort und verbessert das Teilnehmererlebnis.

Außerdem wurde WelYou kürzlich um neue Funktionen erweitert: Dazu gehören eine verbesserte generalistischere Schnittstelle, die es uns ermöglicht, effizient und unkompliziert CRM-Systeme anzubinden, sowie ein integrierbares Call-for-Paper-Tool, das besonders für Ausschreibungen oder wissenschaftliche Kongresse interessant ist.

Die Stärke und Einzigartigkeit des Tools liegt, besonders im Vergleich zu marktgängigen Konkurrenten, in seiner Modularität und Anpassbarkeit: Designelemente lassen sich an das eigene Corporate Design anpassen, verschiedene Buchungstools können integriert und Einladungen individuell gestaltet werden. Das Tool muss nicht als Gesamtpaket gebucht werden, sondern kann auf die spezifischen Bedürfnisse und Kostenmöglichkeiten der Projekte zugeschnitten werden. WelYou ist sowohl zur eigenständigen Nutzung verfügbar als auch als Full-Service-Paket buchbar. Für mehr Informationen zu den jeweiligen Paket-Gestaltungen schaut hier vorbei.

Die Vielfältigkeit der Funktionen machen WelYou zu einem starken, zuverlässigen Partner in allen Belangen des Teilnehmermanagements.

Der Weg der Teilnehmenden mit WelYou.

Was unsere Kund*innen sagen

Namenhafte Unternehmen wie STIHL, Heidelberg Materials, SAP oder acatech haben bereits erfolgreich mit WelYou gearbeitet.

Hier ein Auszug unserer Kundenstimmen:

„Live-Kommunikation befindet sich in einem dynamischen Veränderungsprozess.Welyou liefert uns eine flexible und anpassungsfähige Plattform, um in allen Projektphasen die Aufgaben des Guest Management DSGVO konform zu erfüllen.Durch direkte und persönliche Beratung wurden auch für Problemstellungen gute Lösungen gefunden.“
Jonas Deneu – STIHL Vertriebszentrale AG & Co. KG, Live-Marketing

„Wir nutzen WelYou seit mehreren Jahren sehr erfolgreich als Kommunikationstool vor, während und nach den Events mit unseren Partnern. Von personalisierten Mailings mit unterschiedlichsten Anspachen bis hin zu automatischen Bestätigungen inkl. Rechnung und Tickets können wir hier alle nötigen Prozesse abbilden. Alles funktioniert schnell und einfach – so muss ein Tool sein.“
Elisabeth Romanenko – SAP, Senior Solution Advisor Human Experience Management

Drangeblieben und interessiert?
Für ein individuelles Angebot oder weitere Informationen besucht unsere Seite home.welyou.com oder kontaktiert direkt unsere Ansprechpartnerin
Sina Penzold – sina.penzold@ottomisu.com